Σε ισχύ ο Νέος Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων: Τί πρέπει να γνωρίζετε

Με τον νέο Ευρωπαϊκό Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679, που τίθεται σε εφαρμογή στις 25 Μαΐου 2018, καθιερώνεται ενιαίο νομικό πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ.

Στο Νέο Κανονισμό κατοχυρώνονται βασικά δικαιώματα των πολιτών:

1. Δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης στα δεδομένα: Έχετε περισσότερη και σαφέστερη ενημέρωση κατά τη συλλογή των δεδομένων για την επεξεργασία τους και το δικαίωμα πρόσβασης σε αυτά.

2. Δικαίωμα διόρθωσης: Έχετε το δικαίωμα να απαιτήσετε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων καθώς και τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων που σας αφορούν.

3. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Δικαιούστε να εξασφαλίζετε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τον περιορισμό της επεξεργασίας υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις.

4. Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία: Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων σας υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, ιδίως όταν πρόκειται για κατάρτιση «προφίλ» ή για σκοπούς απευθείας εμπορικής προώθησης.

5. Δικαίωμα στη λήθη: Όταν δεν επιθυμείτε πλέον την επεξεργασία και διατήρηση προσωπικών σας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή τους, υπό την προϋπόθεση ότι τα δεδομένα δεν τηρούνται για κάποιο συγκεκριμένο νόμιμο και δηλωμένο σκοπό. 6. Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων: Δικαιούστε να λάβετε ή να ζητήσετε τη μεταφορά των δεδομένων σας, σε μηχαναγνώσιμη μορφή, από έναν υπεύθυνο επεξεργασίας σε άλλον υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, εφόσον το επιθυμείτε.

Βασικές Υποχρεώσεις των Υπευθύνων Επεξεργασίας:

Ο Κανονισμός επιβάλλει μια σειρά νέων υποχρεώσεων στους υπευθύνους επεξεργασίας, οι οποίες απορρέουν από τις βασικές αρχές και ιδίως την ενισχυμένη αρχή της διαφάνειας στον τρόπο συλλογής, επεξεργασίας και τήρησης δεδομένων και τη νέα αρχή της λογοδοσίας, σύμφωνα με την οποία ο υπεύθυνος επεξεργασίας φέρει την ευθύνη και είναι σε θέση να αποδείξει τη συμμόρφωσή του με όλες τις αρχές που διέπουν την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων:

• Ευθύνη: Ο υπεύθυνος επεξεργασίας φέρει την ευθύνη να αποδεικνύει ότι λαμβάνει όλα τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων και ότι συμμορφώνεται με τον Κανονισμό.

• Προστασία δεδομένων κατά τον σχεδιασμό («Data protection by design»): Ο Κανονισμός επιβάλλει την εφαρμογή προϊόντων και υπηρεσιών (ηλεκτρονικών και μη) που κατά τον αρχικό σχεδιασμό τους δημιουργούν φιλικές συνθήκες για την προστασία των δεδομένων σας. Για παράδειγμα, στις υπηρεσίες ηλεκτρονικής κοινωνικής δικτύωσης πρέπει να σας δίνεται η δυνατότητα να επιλέγετε ρυθμίσεις που θα προστατεύουν περισσότερο τα προσωπικά σας δεδομένα.

• Προστασία δεδομένων εξ ορισμού («Data protection by default»): Ο Κανονισμός επιβάλλει την εφαρμογή κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων που να διασφαλίζουν ότι, εξ ορισμού, υφίστανται επεξεργασία μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τον σκοπό της επεξεργασίας.

• Ασφάλεια επεξεργασίας: O υπεύθυνος επεξεργασίας και ο εκτελών την επεξεργασία πρέπει να εφαρμόζουν κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται το ενδεδειγμένο επίπεδο ασφάλειας.

• Γνωστοποίηση παραβιάσεων δεδομένων: Ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει υποχρέωση, μόλις αντιληφθεί παραβίαση, να ενημερώσει τις αρμόδιες εποπτικές Αρχές και εσάς, εφ’ όσον η παραβίαση σάς θέτει σε σοβαρό κίνδυνο.

• Εκτίμηση επιπτώσεων και προηγούμενη διαβούλευση: Όταν η επεξεργασία ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα των ατόμων, ιδίως επειδή είναι συστηματική, μεγάλης κλίμακας, αφορά ειδικές κατηγορίες δεδομένων και βασίζεται στη χρήση νέων τεχνολογιών, ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να διενεργήσει εκτίμηση επιπτώσεων σχετικά με την προστασία των δεδομένων («Data protection impact assessment»). Όταν βάσει της διενεργηθείσας εκτίμησης επιπτώσεων και παρά την πρόβλεψη μέτρων προστασίας παραμένει υψηλή επικινδυνότητα της επεξεργασίας, ο υπεύθυνος επεξεργασίας υποχρεούται να προβεί σε προηγούμενη διαβούλευση με την εποπτική Αρχή.

• Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων: Προβλέπεται, υπό προϋποθέσεις, ο ορισμός «υπευθύνου προστασίας δεδομένων» ο οποίος έχει εχέγγυα ανεξαρτησίας και παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τον νόμο αποτελώντας, συγχρόνως, το σημείο επαφής με την εποπτική Αρχή.

• Κώδικες δεοντολογίας: Ενθαρρύνεται η εκπόνηση κωδίκων δεοντολογίας από τους υπευθύνους επεξεργασίας, οι οποίοι υποβάλλονται προς έγκριση στην εποπτική Αρχή. Σε περίπτωση διευρωπαϊκής δραστηριότητας ζητείται και η γνώμη του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων.

• Πιστοποίηση: Ενθαρρύνεται η θέσπιση μηχανισμών πιστοποίησης, σφραγίδων και σημάτων προστασίας δεδομένων για την απόδειξη της συμμόρφωσης προς τον Κανονισμό ή για την απόδειξη παροχής κατάλληλων εγγυήσεων κατά την επεξεργασία. Η πιστοποίηση είναι εθελοντική.

Εποπτικές Αρχές

Όταν κάποιος υπεύθυνος επεξεργασίας είναι εγκατεστημένος σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη και προβαίνει σε διασυνοριακή επεξεργασία δεδομένων εντός ΕΕ, είναι σκόπιμο να καθορίσει το κράτος μέλος της κύριας εγκατάστασής του στην ΕΕ, ώστε να μπορεί να απευθύνεται στην εποπτική Αρχή του κράτους αυτού –η οποία θεωρείται η επικεφαλής εποπτική Αρχή– σε σχέση με τις διάφορες υποχρεώσεις συμμόρφωσης που πηγάζουν από τον Κανονισμό. Αυτό αποτελεί τον λεγόμενο μηχανισμό μίας στάσης («One stop shop»), σύμφωνα με τον οποίο προβλέπεται συνεργασία μεταξύ της επικεφαλής εποπτικής Αρχής και των ενδιαφερόμενων εθνικών Αρχών στην αρμοδιότητα των οποίων μπορεί να εμπίπτει μια υπόθεση ώστε να διασφαλίζεται ομοιογένεια στην αντιμετώπιση υποθέσεων διευρωπαϊκού ενδιαφέροντος και ασφάλεια δικαίου τόσο για τους υπευθύνους επεξεργασίας όσο και για τους πολίτες της Ένωσης. Περαιτέρω, προκειμένου να υπάρχει συνεκτική εφαρμογή του σχετικού νομικού πλαισίου στην Ένωση, προβλέπεται ο λεγόμενος «μηχανισμός συνεκτικότητας», σημαντικό ρόλο στον οποίο διαδραματίζει το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων όπου εκπροσωπούνται όλες οι εθνικές εποπτικές Αρχές και το οποίο έχει δεσμευτικές αποφασιστικές αρμοδιότητες.

Προετοιμασία σε 10 βήματα:

1. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ - ΕΤΟΙΜΟΤΗΤΑ: Ενημερώστε το ανθρώπινο δυναμικό του οργανισμού σας για τις επερχόμενες μεταβολές, υπογραμμίζοντας τις σημαντικές επιπτώσεις σε περίπτωση παραβιάσεων. Αξιολογήστε τους πιθανούς κινδύνους για τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγετε και επεξεργάζεστε. Διαμορφώστε στρατηγική αντιμετώπισης των πιθανών κινδύνων με τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.

2. ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ: Οφείλετε να τηρείτε ειδικά αρχεία επεξεργασιών; Αν ναι, καταγράψτε ενδελεχώς τα δεδομένα που τηρείτε και μεταβιβάζετε, τις επεξεργασίες στις οποίες προβαίνετε, τον σκοπό τους και τη νομική βάση.

3. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ: Εξετάζετε συνεχώς αν κατά την επεξεργασία των δεδομένων τηρούνται οι αρχές που διέπουν τη νόμιμη επεξεργασία των δεδομένων και αν γίνονται σεβαστά τα δικαιώματα των υποκειμένων.

4. ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗΣ: Εξετάστε τις μεθόδους για εξασφάλιση συγκατάθεσης για κάθε επιδιωκόμενο σκοπό επεξεργασίας.

5. ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ: Επικαιροποιήστε τις διαδικασίες για τον χειρισμό των αιτημάτων και την ικανοποίηση των δικαιωμάτων των πολιτών, ιδίωςως προς τη διαγραφή δεδομένων (δικαίωμα στη λήθη) ή την παροχή τους σε αναγνώσιμο ηλεκτρονικό μορφότυπο (φορητότητα δεδομένων).

6. ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΕΠΙΠΤΩΣΕΩΝ: Θα πρέπει να είστε σε θέση να εκτιμήσετε τις πιθανότητες επέλευσης κινδύνων και τις συνέπειες στα προσωπικά δεδομένα.

7. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: Ανάλογα με τη δραστηριότητα που ασκείτε, εξετάστε αν χρειάζεται να ορίσετε «υπεύθυνο προστασίας δεδοµένων».

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων εισάγει για πρώτη φορά αναλυτικές διατάξεις για τον ρόλο, τις παρεχόμενες εγγυήσεις και τα καθήκοντα του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (άρθρα 37-40), ο οποίος βρίσκεται πλέον στο επίκεντρο του νέου νομικού πλαισίου.

Ειδικότερα, ορίζεται ότι υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, ορισμένοι υπεύθυνοι αλλά και εκτελούντες την επεξεργασία υποχρεούνται πλέον να ορίζουν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων.

Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) διευκολύνει τη συμμόρφωση του υπευθύνου επεξεργασίας και του εκτελούντος την επεξεργασία με τις διατάξεις του ΓΚΠΔ και μεσολαβεί μεταξύ των διαφόρων ενδιαφερομένων (π.χ. εποπτικές αρχές, υποκείμενα των δεδομένων). Ο ρόλος του είναι συμβουλευτικός (όχι αποφασιστικός) και δεν φέρει προσωπική ευθύνη για τη μη συμμόρφωση με τον Κανονισμό.

Υπεύθυνος να διασφαλίζει και να μπορεί να αποδεικνύει ότι η επεξεργασία διενεργείται σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή ο εκτελών την επεξεργασία.

Προβλέπονται συγκεκριμένα καθήκοντα του DPO και αντίστοιχες υποχρεώσεις του εργοδότη του. Παράβαση των σχετικών με τον DPO διατάξεων επιφέρει κυρώσεις (βλ. άρθρα 37-38 και 83 σε συνδυασμό με αιτιολογική σκέψη 97 ΓΚΠΔ).

Τέλος, ορίζεται ρητά ότι τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων πρέπει να δημοσιοποιούνται προκειμένου να διασφαλίζεται η απρόσκοπτη επικοινωνία με τα υποκείμενα των δεδομένων.

Επιπλέον, προβλέπεται υποχρέωση για τον υπεύθυνο και εκτελούντα την επεξεργασία να ανακοινώνουν στην εποπτική αρχή στοιχεία που αφορούν στον ορισμό του υπευθύνου προστασίας δεδομένων.

Στο πλαίσιο αυτό η Αρχή έχει αναρτήσει στην ιστοσελίδα της ειδικό έντυπο, το οποίο καλούνται να συμπληρώνουν οι υπεύθυνοι και εκτελούντες την επεξεργασία προκειμένου να ανακοινώσουν στην Αρχή τον ορισμό του υπευθύνου προστασίας σύμφωνα με την προαναφερθείσα υποχρέωσή τους. Tο έντυπο πρέπει να αποσταλεί ηλεκτρονικά στη διεύθυνση:

Προσοχή: Η υποχρέωση ανακοίνωσης ορισμού DPO ικανοποιείται ΜΟΝΟ με την υποβολή του συγκεκριμένου εντύπου. Οποιαδήποτε προηγούμενη (πριν την 25η Μαΐου 2018) δήλωση στοιχείων υπευθύνου προστασίας δεδομένων που έχει υποβληθεί στην Αρχή ΔΕΝ λαμβάνεται υπόψη.

8. ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: Υιοθετήστε μεθόδους για την ανίχνευση, την καταγραφή και τη διερεύνηση περιστατικών παραβιάσεων. Διαθέτετε διαδικασία για τις γνωστοποιήσεις παραβιάσεων προς την Αρχή και τα υποκείμενα;

Σύμφωνα με το άρ. 33 του Κανονισμού (ΕΕ) /2016/679, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας, σε περίπτωση που συμβεί περιστατικό παραβίασης προσωπικών δεδομένων από το οποίο ενδέχεται να προκληθεί κίνδυνος στα δικαιώματα και τις ελευθερίες των προσώπων τα οποία αφορά το περιστατικό, οφείλουν να γνωστοποιήσουν το εν λόγω περιστατικό στην Αρχή.

Η γνωστοποίηση αυτή πρέπει να γίνεται αμελλητί και, αν είναι δυνατό, εντός 72 ωρών από τη στιγμή που ο υπεύθυνος επεξεργασίας ενημερωθεί για το περιστατικό. Η γνωστοποίηση πρέπει να περιέχει σύνολο σχετικών πληροφοριών (φύση/έκταση του περιστατικού, κατηγορίες προσώπων που επλήγησαν, αιτία και συνέπειες αυτού, ενέργειες που έγιναν προς αντιμετώπισή του, κ.ά.). Ακόμα και αν οι σχετικές αυτές πληροφορίες δεν είναι όλες διαθέσιμες κατά την υποβολή της γνωστοποίησης, αυτή θα πρέπει να υποβληθεί ως αρχική και να ακολουθήσει στο μέλλον, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, επικαιροποίησή της (με υποβολή συμπληρωματικής γνωστοποίησης).

Για την υποβολή της εν λόγω γνωστοποίησης στην Αρχή, πατήστε εδώ.

Επισημαίνεται ότι ακόμα και αν το περιστατικό δεν μπορεί να προκαλέσει κίνδυνο για τα φυσικά πρόσωπα που αφορά, οπότε και δεν απαιτείται η υποβολή της ως άνω γνωστοποίησης στην Αρχή, ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει σε κάθε περίπτωση να τηρεί δικό του εσωτερικό σχετικό αρχείο.

Περαιτέρω, σύμφωνα με το άρ. 34 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679, όταν η παραβίαση ενδέχεται να θέσει σε υψηλό κίνδυνο τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων τα οποία αφορά το περιστατικό, τότε ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ανακοινώνει αμελλητί την παραβίαση και στα πρόσωπα αυτά. Αυτή η ανακοίνωση είναι ανεξάρτητη της προαναφερθείσας γνωστοποίησης στην Αρχή (η οποία γνωστοποίηση στην Αρχή υποβάλλεται ακόμα και αν ο σχετικός κίνδυνος δεν κρίνεται ως υψηλός). Η ανακοίνωση στα φυσικά πρόσωπα θα πρέπει να γίνει με τον πλέον πρόσφορο και αποτελεσματικό τρόπο, με τη μορφή προσωποποιημένης πληροφόρησης και όχι μέσω κάποιας γενικού χαρακτήρα ανακοίνωσης, στο βαθμό που αυτό είναι εφικτό.

Σημειώνεται ότι η Αρχή δύναται σε κάθε περίπτωση να δώσει εντολή στον υπεύθυνο επεξεργασίας να ενημερώσει τα φυσικά πρόσωπα για το περιστατικό (άρ. 58 παρ. 2 ε’ Κανονισμού).

Κατευθυντήριες γραμμές για τη διαχείριση των περιστατικών παραβίασης δεδομένων και τις σχετικές υποχρεώσεις μπορείτε να δείτε εδώ.

9. ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗTΑ ΣΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ ΚΡΑΤΗ ΜΕΛΗ: Στην περίπτωση αυτή πρέπει να προτείνετε το κράτος της κύριας εγκατάστασής σας.

10. ΔΙΑΒΙΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΚΤΟΣ ΕΕ: Αν διαβιβάζετε δεδομένα και σε τρίτες χώρες, επιλέξτε κάποιο μηχανισμό διαβίβασης, όπως δεσμευτικούς εταιρικούς κανόνες (BCRs), τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες (SCCs), πιστοποιήσεις στο Privacy Shield (για τις ΗΠΑ).

(πηγή: dpa.gr)

Δείτε τον Κανονισμό εδώ